Uchwała nr 6/XV/2018 Krajowej Komisji Rewizyjnej Polskiego Związku Działkowców z dnia 22 czerwca 2018 roku w sprawie uchwalenia znowelizowanego Regulaminu Komisji Rewizyjnych PZD.
Krajowa Komisja Rewizyjna PZD działając na podstawie § 140 pkt.2 Statutu PZD postanawia:
§ 1.
Wprowadzić do stosowania i przestrzegania znowelizowany Regulamin Komisji Rewizyjnych Polskiego Związku Działkowców.
§ 2.
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
- ZASADY ORGANIZACYJNE FUNKCJONOWANIA KOMISJI REWIZYJNYCH
§ 1
1. Sposób działania komisji rewizyjnych w jednostkach PZD określają przepisy Statutu PZD regulujące funkcjonowanie organów PZD oraz niniejszy Regulamin.
2. Zakres kompetencji komisji rewizyjnych określają w szczególności:
– dla komisji rewizyjnych ROD, zapisy § 89 do 93 Statutu PZD,
– dla okręgowych komisji rewizyjnych PZD, zapisy § 113 do 117 Statutu PZD,
– dla Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD, zapisy § 136 do 140 Statutu PZD.
3. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o komisji, rozumie się przez to, Krajową Komisję Rewizyjną PZD, okręgową komisję rewizyjną PZD lub komisję rewizyjną ROD.
§ 2
Zgodnie z § 36 Statutu PZD przewodniczący komisji lub jego zastępca mają prawo uczestniczyć z głosem doradczym w zebraniach innego organu danej jednostki organizacyjnej PZD.
§ 3
Krajowa Komisja Rewizyjna PZD i okręgowa komisja rewizyjna PZD może realizować swoje zadania przy pomocy ekspertów, w szczególności rewidentów i biegłych.
§ 4
1. Nie można być jednocześnie członkiem komisji rewizyjnej ROD i członkiem zarządu ROD.
2. Nie można być jednocześnie członkiem okręgowej komisji rewizyjnej PZD i okręgowego zarządu PZD lub okręgowej rady PZD.
3. Nie można być jednocześnie członkiem Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD i Krajowej Rady PZD lub Krajowego Zarządu PZD.
§ 5
- Osoba bliska członka komisji nie może być członkiem organu PZD w danej jednostce organizacyjnej PZD.
2. Zakaz, o którym mowa w ust. 1, dotyczy również małżonka osoby bliskiej członka komisji.
3. Przez osobę bliską rozumie się – małżonka, zstępnych, wstępnych, rodzeństwo, dzieci rodzeństwa oraz osoby pozostające w stosunku przysposobienia.
§ 6
1. Posiedzenia komisji rewizyjnej ROD odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na pół roku.
2. Posiedzenia Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD i okręgowej komisji rewizyjnej PZD odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż trzy razy w roku.
§ 7
- Posiedzenia komisji zwołuje i prowadzi przewodniczący, a w razie jego nieobecności zastępca przewodniczącego.
- Posiedzenie komisji rewizyjnej ROD może również zwołać przewodniczący okręgowej komisji rewizyjnej.
§ 8
- Posiedzenia okręgowej komisji rewizyjnej zwołuje i prowadzi przewodniczący, a w razie jego nieobecności zastępujący go zastępca przewodniczącego.
- Posiedzenie okręgowej komisji rewizyjnej może zwołać również przewodniczący Krajowej Komisji Rewizyjnej.
§ 9
Posiedzenia Krajowej Komisji Rewizyjnej zwołuje i prowadzi przewodniczący, a w razie jego nieobecności pierwszy zastępca przewodniczącego.
§ 10
1. Z posiedzeń komisji sporządza się protokół, który obejmuje w szczególności:
– miejsce i datę posiedzenia,
– przyjęty porządek posiedzenia,
– wykaz podjętych uchwał, których tekst stanowią załącznik do protokołu,
– listę osób uczestniczących w posiedzeniu.
2. Protokół z posiedzenia komisji rewizyjnej ROD podpisują przewodniczący lub jego zastępca oraz protokolant.
3. Protokół z posiedzenia Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD i okręgowej komisji rewizyjnej PZD podpisują przewodniczący lub pierwszy zastępca przewodniczącego tej komisji oraz jej sekretarz.
§ 11
1. W przypadku stwierdzenia rażącego naruszenia prawa powszechnie obowiązującego lub związkowego przez zarząd ROD lub jego członka, przewodniczący komisji rewizyjnej ROD ma obowiązek powiadomić o tym właściwy okręgowy zarząd PZD.
2. W przypadku stwierdzenia rażącego naruszenia prawa powszechnie obowiązującego lub związkowego przez okręgową radę PZD, okręgowy zarząd PZD lub członka organu, przewodniczący okręgowej komisji rewizyjnej PZD ma obowiązek powiadomić o tym Krajowy Zarząd PZD.
3. W przypadku stwierdzenia rażącego naruszenia prawa powszechnie obowiązującego lub związkowego przez Krajowy Zarząd PZD lub członka organu, przewodniczący Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD ma obowiązek powiadomienia o tym Krajową Radę PZD.
- POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 12
Celem kontroli jest badanie działalności jednostki organizacyjnej PZD lub organu PZD w zakresie:
1/ legalności, tj. zgodności podejmowanych działań z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności: ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych, ustawy prawo o stowarzyszeniach, Statutu PZD, Regulaminu ROD lub uchwał organów statutowych,
2/ gospodarności, tj. oszczędnego dysponowania środkami finansowymi oraz dbałości o właściwe zabezpieczenie majątku,
3/ rzetelności, tj. dokumentowania wszystkich podejmowanych czynności zgodnie ze stanem faktycznym,
4/ celowości tj. zasadności podejmowanych działań i decyzji w świetle celów i zadań ustawowych i statutowych PZD.
§ 13
1. Komisja rewizyjna ROD prowadzi działalność kontrolną w ROD.
2. Komisja rewizyjna ROD:
1/ przeprowadza kontrolę i ocenę działalności zarządu ROD, w tym finansowej,
2/ bada i opiniuje roczne sprawozdanie zarządu ROD i sprawozdanie finansowe ROD, a także preliminarze finansowe ROD
3/ przedstawia, wraz z wnioskami, wyniki kontroli oraz ocenę rocznego sprawozdania zarządu ROD i rocznego sprawozdania finansowego ROD wraz z opinią preliminarza finansowego ROD na walnym zebraniu sprawozdawczym,
4/ przedstawia na walnym zebraniu sprawozdawczo – wyborczym ocenę z działalności zarządu ROD za okres kadencji wraz z wnioskiem w sprawie absolutorium dla ustępującego zarządu ROD.
- Komisja rewizyjna ROD przeprowadza kontrolę z własnej inicjatywy, na polecenie okręgowej komisji rewizyjnej PZD lub na wniosek okręgowego zarządu PZD. Po przeprowadzeniu kontroli komisja rewizyjna ROD podejmuje czynności zgodnie z § 92 ust. 3 i 4 Statutu PZD.
- Komisja rewizyjna ROD powiadamia okręgową komisję rewizyjną PZD o miejscu przechowywania dokumentacji komisji.
§ 14
1. Okręgowa komisja rewizyjna PZD prowadzi działalność kontrolną w okręgu PZD.
2. Okręgowa komisja rewizyjna PZD:
1/przeprowadza w każdym roku kalendarzowym kontrolę i ocenę działalności okręgowej rady i okręgowego zarządu PZD, w tym finansowej,
2/ bada i opiniuje roczne sprawozdanie okręgowego zarządu PZD i sprawozdanie finansowe okręgu PZD oraz zbiorcze sprawozdanie finansowe z ROD, a także opiniuje preliminarze finansowe okręgu oraz zbiorcze preliminarze finansowe ROD,
3/ jest uprawniona do przeprowadzania kontroli działalności ROD,
4/ opracowuje sprawozdania i wnioski na okręgowy zjazd delegatów oraz stawia wniosek w sprawie udzielenia absolutorium okręgowemu zarządowi PZD,
5/ nadzoruje komisje rewizyjne ROD.
3. Okręgowa komisja rewizyjna PZD przeprowadza kontrole z własnej inicjatywy, na polecenie Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD lub po uwzględnieniu wniosku okręgowego zarządu PZD.
§ 15
1. Krajowa Komisja Rewizyjna PZD sprawuje kontrolę nad działalnością statutową i finansową PZD.
2. Krajowa Komisja Rewizyjna PZD:
1/ bada i opiniuje roczne sprawozdanie finansowe jednostki krajowej PZD, roczne sprawozdanie z działalności Krajowego Zarządu PZD, zbiorcze sprawozdanie finansowe z ROD i okręgów PZD, roczne sprawozdanie finansowe PZD, preliminarz finansowy jednostki krajowej PZD oraz zbiorcze preliminarze finansowe ROD i okręgów PZD,
2/ przeprowadza kontrolę i ocenę działalności Krajowej Rady PZD i Krajowego Zarządu PZD, w tym finansową,
3/ jest uprawniona do przeprowadzenia kontroli działalności okręgów PZD i ROD,
4/ opracowuje sprawozdania i wnioski na Krajowy Zjazd Delegatów PZD oraz stawia wniosek w sprawie udzielenia absolutorium Krajowej Radzie PZD,
5/sprawuje nadzór nad okręgowymi komisjami rewizyjnymi PZD,
6/uchwala Regulamin Komisji Rewizyjnych PZD.
3. Krajowa Komisja Rewizyjna PZD przeprowadza kontrole z własnej inicjatywy lub po uwzględnieniu wniosku Krajowego Zarządu PZD.
- ZASADY I TRYB PRZEPROWADZANIA KONTROLI I DOKUMENTOWANIA JEJ USTALEŃ
§ 16
1. Kontrole mogą być przeprowadzane, jako:
1/ badanie całokształtu działalności jednostki organizacyjnej PZD,
2/ badanie zagadnień problemowych,
3/ badanie rocznych sprawozdań finansowych,
4/ badanie skarg.
2. Zakres kontroli ustala przewodniczący komisji rewizyjnej prowadzącej kontrolę, z tym, że w przypadku przeprowadzenia kontroli na polecenie organu nadrzędnego, zawarte w nim określenie zakresu kontroli, jest wiążące.
3. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanej jednostki oraz w miejscu wykonywania jej zadań.
4. W przypadku braku siedziby, w której organy ROD wykonują swoje działania (np. domu działkowca), kontrolę przeprowadza się w siedzibie okręgu PZD.
5. Wykonywanie czynności kontrolnych należy tak zorganizować, aby nie utrudniać jednostce kontrolowanej wykonywania bieżących czynności.
§ 17
1. Komisja rewizyjna przeprowadza kontrole poprzez zespół kontrolny składający się, co najmniej z dwóch jej członków.
2. Zespół kontrolny i jego kierownika powołuje przewodniczący komisji rewizyjnej lub zastępujący go w pełnieniu obowiązków zastępca przewodniczącego.
3. W skład zespołu kontrolnego Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD i okręgowej komisji rewizyjnej PZD mogą być powoływani dodatkowo specjaliści (np. prawnicy, księgowi, specjaliści ds. inwestycyjnych i ogrodniczych) niebędący członkami tych komisji.
4. Kierownik zespołu kontrolnego ustala podział zadań między członków i kieruje tym zespołem.
§ 18
1. Przed rozpoczęciem kontroli kierownik zespołu kontrolnego przedstawia prezesowi zarządu kontrolowanej jednostki tematykę kontrolną.
2. Członkowie zespołu kontrolnego przeprowadzający kontrolę uprawnieni są do:
1/ przeglądu wszystkich pomieszczeń i urządzeń kontrolowanej jednostki,
2/ wglądu do wszystkich akt i dokumentów zgodnie z zakresem kontroli,
3/ sprawdzenia stanu składników majątkowych,
4/ występowania do członków organów i pracowników kontrolowanej jednostki o udzielanie wyjaśnień ustnych i pisemnych.
- Prezes zarządu kontrolowanej jednostki ma obowiązek zapewnić kontrolującym możliwość wykonywania czynności wskazanych w ust. 2.
§ 19
1. W trakcie kontroli zespół kontrolny ma obowiązek zbadać realizację zaleceń wydanych na podstawie poprzednich kontroli, a w przypadku ich nie wykonania ustalić osoby odpowiedzialne za zaniechanie.
2. W trakcie kontroli członkowie zespołu kontrolnego mogą udzielać instruktażu, zwłaszcza w zakresie kontrolowanych zagadnień.
3. Zespół kontrolny nie jest upoważniony do wydawania zarządzeń i zaleceń podczas przeprowadzania kontroli.
§ 20
1. Ustalenia kontroli muszą wynikać z dokumentów, oględzin obiektów i urządzeń oraz oświadczeń osób udzielających wyjaśnień z ramienia kontrolowanej jednostki.
2. Dokumenty i ich ewidencję członkowie zespołu kontrolnego sprawdzają pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, w szczególności badając ich legalność, kompletność i rzetelność sporządzania.
3. Odpis lub wyciąg dokumentu sporządzanego dla potrzeb kontrolujących poświadcza za zgodność z oryginałem prezes zarządu (jego zastępca) jednostki kontrolowanej lub prezes zarządu (jego zastępca) jednostki, w której dokument się znajduje, z tym, że dokumenty finansowe poświadcza osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości w tej jednostce.
§ 21
Członkowie zespołu kontrolnego w toku kontroli dokonują komisyjnego sprawdzenia stanu środków pieniężnych w kasie i innych składników majątkowych w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za sprawdzane składniki majątkowe, a w razie jej nieobecności, przy udziale prezesa zarządu jednostki lub jego zastępcy. Z czynności sprawdzenia stanu środków pieniężnych i innych składników majątkowych sporządza się oddzielne protokoły, które podpisuje osoba materialnie odpowiedzialna lub osoba obecna przy sprawdzeniu i dołącza się je do protokołu z kontroli.
§ 22
1. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół.
2. Protokół z kontroli zawiera:
1/ Informacje wstępne, w tym:
– pełną nazwę kontrolowanej jednostki i jej adres,
– datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
– wskazanie organu przeprowadzającego kontrolę,
– imiona i nazwiska członków zespołu kontrolnego, w tym specjalistów powołanych na podstawie § 17 ust. 3,
– określenie zakresu kontroli oraz okresu objętego kontrolą,
– imiona i nazwiska prezesa zarządu jednostki kontrolowanej lub jego zastępcy oraz innych osób udzielających w imieniu tej jednostki wyjaśnień i informacji;
2/ Ustalenia kontroli, w tym:
– jakie dokumenty były badane i z jakiego okresu,
– stan faktyczny kontrolowanych zagadnień i jego odzwierciedlenie w dokumentacji,
– ocenę rzetelności i zgodność z prawem dokumentacji (finansowej, organizacyjnej, prawnej),
– informację w zakresie realizacji zaleceń wydanych na podstawie poprzednich kontroli,
– ocenę realizacji zadań objętych zakresem kontroli;
3/ Informacje końcowe:
– wykaz załączników,
– datę podpisania protokołu,
– potwierdzenie odbioru protokołu z kontroli,
– klauzulę wskazaną w § 24 ust.2,
– ilość sporządzonych egzemplarzy z zaznaczeniem, że są one przeznaczone wyłącznie do użytku służbowego oraz wskazaniem, kto otrzymuje poszczególne egzemplarze.
§ 23
1. Ustalenia kontroli należy formułować zwięźle i ujmować w protokole w grupach tematycznych.
2. W razie stwierdzenia istotnych nieprawidłowości należy:
1/ określić, na czym one polegają oraz podać ich rozmiary i częstotliwość,
2/ wskazać konkretne fakty (przykłady), przyczyny i okoliczności ich powstania,
3/ wskazać ich ujemne skutki, a w szczególności możliwe do ustalenia rozmiary szkody, w tym utracone korzyści,
4/ o ile jest to możliwe, wskazać osoby odpowiedzialne lub współodpowiedzialne za zaistnienie nieprawidłowości i pobrać od nich pisemne wyjaśnienie, a także ustosunkować się do rzetelności tych wyjaśnień.
§ 24
1. Protokół z kontroli podpisują:
– członkowie zespołu kontrolnego,
– prezes (lub jego zastępca) wraz z drugim członkiem zarządu jednostki kontrolowanej,
– osoba prowadząca księgowość kontrolowanej jednostki, jeśli kontrola obejmuje sprawy finansowe i rachunkowe.
2. Podpisy prezesa zarządu (lub jego zastępcy) wraz z drugim członkiem zarządu jednostki kontrolowanej składane są pod klauzulą: „Kontrolowany ma prawo wnieść w ciągu 14 dni od dnia zakończenia kontroli zastrzeżenia oraz złożyć wyjaśnienia do ustaleń zawartych w protokole. Wyjaśnienia (zastrzeżenia) składa się na piśmie do powołującego zespół kontrolny”.
3. W przypadku braku podpisania protokołu przez którąkolwiek z osób wskazanych w ust. 1, kierownik zespołu kontrolnego powinien wskazać przyczynę braku podpisu.
§ 25
1. Postanowienia § 14-24 stosuje się odpowiednio do kontroli działalności komisji rewizyjnych ROD lub okręgowej komisji rewizyjnej PZD przeprowadzanej przez nadrzędną komisję rewizyjną.
2. W przypadku kontroli, o której mowa w ust. 1, obowiązki przypisane w § 14-24 do zarządu kontrolowanej jednostki, przypisane są do kontrolowanej komisji rewizyjnej. W szczególności, ilekroć w przywołanych §§ jest mowa o prezesie zarządu kontrolowanej jednostki lub jego zastępcy, należy wówczas przez to rozumieć przewodniczącego kontrolowanej komisji rewizyjnej lub jego zastępcę.
IV. POSTĘPOWANIE POKONTROLNE
§ 26
1. Protokół z kontroli wraz z załącznikami oraz wnioskami zespołu wynikającymi z kontroli kierownik zespołu kontrolnego przekazuje przewodniczącemu komisji rewizyjnej prowadzącej kontrolę.
2. Przewodniczący:
1/ w razie braku stwierdzenia podczas kontroli naruszeń obowiązujących przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, pozostawia protokół w aktach komisji rewizyjnej,
2/ w razie stwierdzenia podczas kontroli naruszeń obowiązujących przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, przekazuje odrębnym pismem protokół wraz z załącznikami organowi sprawującemu nadzór nad organem, z którego działaniem związane są stwierdzone naruszenia,
3/ w razie stwierdzenia podczas kontroli naruszeń obowiązujących przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, które należy zaklasyfikować, jako działanie na szkodę działkowców lub PZD, przekazuje odrębnym pismem protokół wraz z załącznikami organowi sprawującemu nadzór nad organem, z którego działaniem są związane stwierdzone naruszenia, informując jednocześnie o konieczności podjęcia przez ten organ natychmiastowych działań przewidzianych przepisami związkowymi oraz prawem powszechnie obowiązującym.
§ 27
1. W przypadku, gdy zespół kontrolny Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD kontrolował działalności komisji rewizyjnej ROD, Przewodniczący Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD:
1/ w razie braku stwierdzenia naruszeń przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, pozostawia protokół w aktach komisji,
2/ w razie stwierdzenia naruszeń przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, przekazuje odrębnym pismem protokół wraz załącznikami do okręgowej komisji rewizyjnej PZD w celu podjęcia działań zgodnych ze statutowymi kompetencjami.
2. W przypadku, gdy zespół kontrolny Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD kontrolował działalności okręgowej komisji rewizyjnej PZD, Przewodniczący Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD:
1/ w razie niestwierdzenia naruszeń przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, pozostawia protokół w aktach komisji,
2/ w razie stwierdzenia naruszeń przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, przedstawia wyniki kontroli na posiedzeniu Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD w pełnym składzie w celu podjęcia działań zgodnych ze statutowymi kompetencjami.
3. Do postępowania pokontrolnego, gdy zespół kontrolny okręgowej komisji rewizyjnej PZD kontrolował działalności komisji rewizyjnej ROD, przepisy ust.2 stosuje się odpowiednio.
§ 28
Odrębną uchwałą Krajowa Komisja Rewizyjna PZD może wprowadzić wzory protokołów i sprawozdań przeznaczonych do stosowania w pracach komisji.
V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 29
1. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 1 września 2018 roku.
2. Z dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu traci moc Regulamin Komisji Rewizyjnych PZD wprowadzony Uchwałą Nr 7/III/2015 Krajowej Komisji Rewizyjnej Polskiego Związku Działkowców z dnia 12 listopada 2015 roku.
Krajowa Komisja Rewizyjna
Polskiego Związku Działkowców
Warszawa, dnia 22 czerwca 2018 roku